Se sortir d’un mauvais pas

Dans le cadre d’un projet, les ennuis peuvent survenir de façon inattendue, même lorsque vous êtes bien préparé, que vous avez analysé les risques et que vous êtes prêt à pallier les problèmes non envisagés.   

Comme je l’ai conseillé dans mon billet précédent, évaluez la situation afin de bien cerner l’obstacle. Déterminez ce qui doit être réglé et si vous pouvez y parvenir. Si le projet semble avoir atteint un point de non-retour, les quelques conseils suivants pourraient vous aider à vous sortir de ce mauvais pas :

1. Cherchez l’appui des commanditaires. Ce sont les premières personnes vers qui vous tourner en cas de problème. Non seulement parce qu’elles ont probablement déjà surmonté une situation similaire, mais aussi parce qu’elles peuvent vous fournir des fonds ou des ressources supplémentaires et vous soutenir en cas de conflit.
2. Consultez les membres de votre équipe. Réunissez vos collègues et abordez le caractère problématique du projet. Commencez à élaborer un plan d’action et déterminez les prochaines étapes à suivre. Évitez de blâmer quelqu’un ou de tenter de trouver un coupable. Abstenez-vous tout particulièrement de vous liguer contre le client, car les membres de votre équipe pourraient tenter de lui imputer la responsabilité du problème. Soyez donc clair : le but de la réunion est de trouver une solution, et non un coupable. Dirigez la conversation vers la recherche de moyens visant à surmonter la difficulté et l’identification des ressources nécessaires pour y parvenir. 
3. Fiez-vous aux archives et aux dossiers. Vous avez probablement consigné les risques et problèmes encourus afin de garder la trace du déroulement du projet. Le cas échéant, vous serez en mesure de déterminer les données exactes qui vous aideront à résoudre le problème. Par exemple, supposons que vous avez dépassé votre budget, car l’achat d’équipement s’est révélé si dispendieux qu’il a même englouti vos provisions pour aléas. Si le client remet en cause le dépassement du budget, vous pouvez vous procurer le document sur lequel figure l’autorisation d’effectuer un tel achat. 
4. Tournez-vous vers des ressources extérieures au besoin. Consultez la rubrique Leçons apprises ou l’un de vos collègues pour bénéficier d’une expérience extérieure et acquérir de nouvelles connaissances. Vous pouvez également communiquer avec un contractant de l’extérieur pour solliciter son avis sur un sujet particulier. 
5. Gardez à l’esprit qu'interrompre le projet constitue une option. Interrompre le projet est généralement perçu comme une mesure négative et le projet est alors qualifié d’échec. Pourtant ce n’est pas nécessairement le cas. Mettre un projet de côté constitue parfois la solution adéquate et permet d’éviter de terribles complications. S’il n’est pas interrompu, le projet pourrait entraîner une accumulation de dépenses astronomiques et finir par être définitivement abandonné. Une pause momentanée vous permet également d’évaluer si le projet répond toujours aux objectifs de l’entreprise (un critère qui pourrait se révéler être la source du problème) et si vous nécessitez de nouveaux fonds ou de nouvelles ressources. 

Finalement, n’oubliez pas que tout problème a sa solution. Avant de céder à la panique, considérez calmement les ressources vers lesquelles vous pouvez vous tourner pour obtenir de l’aide. Qui sait, ce projet est peut-être plus solide qu’il n’y paraît.