De meilleures réunions sur la progression de projet

Beaucoup de membres d’une équipe chargée d’un projet se préparent aux réunions hebdomadaires sur sa progression en ressentant un mélange d’angoisse et de résignation. Au cours de ces réunions, les participants sont soumis à de longs discours de motivation, à un examen trop détaillé des tâches, et ils peuvent même avoir à présenter leurs progrès devant la direction. Parfois, ces réunions durent des heures, forçant les membres de l’équipe à travailler très rapidement pour achever des activités liées au projet. Il n’est pas donc pas surprenant qu’ils cherchent des excuses pour ne pas assister à ces réunions !

À titre de gestionnaire de projet, comment pouvez-vous organiser une réunion hebdomadaire sur la progression de projets pour faciliter l’engagement de l’équipe, pour qu’elle soit informée et prête à contribuer aux étapes suivantes des projets? Voici quelques éléments à retenir : 


1. Commencez par le retour d’information. La question qu’il ne faut surtout pas poser est « Qu’avez-vous fait cette semaine? » Elle entraîne invariablement un dialogue superficiel et inutilement long avec les membres de l’équipe. De plus, vous devriez déjà savoir ce que tous les membres de l’équipe ont fait pendant la semaine. Évitez de perdre du temps; commencez avec un « retour d’information sur le projet » comme :

L’état actuel du calendrier du projet. Exemple : « Nous avons deux semaines de retard. »
L’état actuel du budget du projet. Exemple : « Nous avons un budget préparé. »
Avancez vers les prochains jalons importants. Exemple : « Le modèle de processus est à moitié prêt. »
Démarrer la réunion avec un retour d’information sur le projet rend les membres de l’équipe confiants et leur permet de se concentrer sur les solutions pour adresser le calendrier, le budget et le progrès.

2. Articulez la discussion autour des risques et des problèmes. Après la présentation du retour d’information, menez un groupe de discussion sur les risques et les problèmes. Vous devriez posséder une liste des risques et problèmes existants indiquant les personnes chargées d’y remédier. Avant la réunion, soulignez clairement que les personnes chargées des risques et problèmes doivent venir préparées à communiquer l’état du dossier. En outre, elles doivent présenter un processus de résolution. Si elles ne sont pas prêtes à faire cet exercice, vous devez comprendre qu’il est temps de transmettre le risque ou le problème à l’équipe de direction.

3. Précisez et confirmez les prochains jalons. En ce qui concerne le dernier point à l’ordre du jour de la réunion sur la progression du projet, vous devriez mettre en valeur les jalons à atteindre durant les deux ou trois semaines suivantes et le processus d’achèvement les concernant. De plus, il vous faut communiquer vos attentes quant aux progrès à effectuer pour les jalons avant la réunion suivante sur la progression due projets. Ce point à l’ordre du jour constitue également une excellenteoccasion à saisir par les membres de l’équipe pour définir les nouveaux risques ou problèmes pouvant nuire aux progrès de l’équipe.

4. Chaque semaine, fixerla réunion sur la progression due projets pour le deuxième jour de travail. Les gestionnaires de projet ont des opinions différentes sur le meilleur moyen de tenir des réunions sur la progression de projets. Certains préfèrent le premier jour de travail, car ils pensent que cela permet de bien démarrer la semaine de travail. D’autres préfèrent la fin de la semaine de travail, car ils pensent que cela met les pleins feux sur le gestionnaire de projet par rapport à de récentes activités liées au projet. Personnellement, je trouve que la tenue d’une réunion le deuxième jour de travail présente plus d’avantages. Ainsi, l’on peut prendre du temps durant la première journée pour recueillir des renseignements pour la réunion. En outre, l’équipe du projet dispose par la suite de trois jours entiers pour travailler selon l’orientation donnée pour le jalon lors de la dernière partie de la réunion.

Ces conseils m’ont donné de bons résultats en matière de conduite efficace de réunions sur la progression de projets. Quel serait votre meilleur conseil pour rendre ces réunions plus efficaces?

Pour des renseignements quant à la redistribution, legal@pmimontreal.org