Intégrer les communications du projet dans les leçons apprises

Les séances de leçons apprises se concentrent habituellement sur les livrables et le budget du projet. Mais, je recommande d’ajouter à l'ordre du jour les aspects de la communication du projet aux éléments à revoir.

Evaluer de prèsle plan de communication et son efficacité. Ce processus devrait inclure l'évaluation des intervenants identifiés, la façon dont l'outil a été exploité pendant le cycle de vie du projet, ou même les catégories énumérées sur le plan de communication, telles que l’audience, la fréquence des communications et les livrables.

Ensuite, discutez des autres documents de communication, tel que les rapports d’état d'avancement, la liste de problèmes et le registre des risques, et comment les rendre plus intéressants. Réfléchissez à la fréquence à laquelle ces documents furent publiés et à la nécessité de créer des outils de communication spécifiques pour chacun de vos auditoires.

Enfin, analysez les communications avec les membres de l'équipe et les dirigeants. La façon de communiquer avec les membres de l'équipe est différente de celle de la direction, elles devraient être propre à chacun et adresser des discussions distinctes. Or, pour ces deux groupes, n’oubliez pas de tenir compte de la façon dont les fuseaux horaires, les barrières linguistiques, le style de leadership et les relations de travail peuvent avoir affectés les communications.

Lorsque l’on examineles communications de l'équipe, voici quelques questions à se poser:

• Avez-vous communiqué régulièrement avec l'équipe? Y-avait-il des dispositions en place pour les membres d'équipe locaux versus les membres à l'étranger?
• Avez-vous établi un processus méthodique, tel un appel ou un courriel quotidien?
• Faites-vous des rencontres en face-à-face de temps à autres pour démontrer votre intérêt et avoir une participation assidue avec votre équipe?

Lorsque vous repensez à vos communications avec la direction, n’oubliez pas que celles-ci nécessitent sans doute moins de communications au jour le jour qu’à ce que vous avez l’habitude avec l'équipe de projet. L'intérêt de la direction est pour la vue d’ensemble et les étapes cruciales du projet, telles que les présentations des états d’avancement, des budgets et des dates de mise en service. En repensant aux communications avec les cadres, demandez-vous:

• Avez-vous présenté les informations positives et négatives du projet?
• Quelles méthodes et tactiques de communication avez-vous utilisé?

Une dernière chose à se rappeler: soyez prêt à discuter de problèmes imprévus, comme avec n'importe quel sujet lors d’une séance de leçons apprises. Certaines mésaventures dans les communications de projets dont j'ai eu part sont souvent reliées à la non-transmission d’information de la part de son détenteur, le signalement trop tardif de problèmes ou le retour d’information de la part d’utilisateurs concernant une exigence.

Comment évaluez-vous les communications du projet pendant les séances des leçons apprises?