Susciter l’action dans les rapports d’état de projet

De façon générale, l’état actuel d’un projet ou d’une tâche peut avoir deux effets : soit il appelle à l’action, ce qui crée plus de productivité, soit il laisse les choses comme elles le sont.

Prenons par exemple l’état de tâche « Documents requis remplis. » Bien qu’il s’agisse d’une mise à jour valide de l’état de tâche, il n’informe le lecteur que de ce qui a été fait dans le passé. Il est plus utile de reformuler vos mises à jour de façon à créer une vision d’immédiateté d’action.

Examinons un état de tâche qui dirait « Révision des documents remplis en cours avec le propriétaire d’entreprise ». En le ramenant au moment présent, l’état présente la même information, mais selon une approche plus axée sur l’action.

En m’appliquant à garder l’immédiateté dans mes états de projet, j’ai remarqué que mes rapports suscitaient davantage d’action, parce que je me positionne directement dans l’action, plutôt que dans la discussion des actions à accomplir.

Ainsi, devant les mises à jour « Kim est en train de récupérer les captures d’écran du message d’alerte système » et « John est en train de réviser les documents requis avec le propriétaire d’entreprise », mon constat est clair : je sais que je devrai faire un suivi avec Kim sur les captures d’écran et qu’il faudra laisser un mémo pour me faire penser de joindre John en ce qui concerne le déroulement de la révision.

Jetez un coup d’œil aux dernières mises à jour que vous avez écrit ou reçu. Utilisent-elles le passé? Si oui, comment le fait de les ramener au présent pourrait-il donner de meilleurs résultats?