Vibrez projet : Comment calculer l’impact du Covid19 sur vos projets et continuer à bâtir le futur, avec Anna Canan

Avec la réouverture de certains projets de construction, le PMI-Montréal a demandé à ses membres de partager leurs expériences de retour sur les chantiers de projets.  En cette édition de Vibrez Projet en période de COVID-19, nous voudrions partager les meilleures pratiques liées aux expériences vécues en gestion de projet. 

Nous avons accueilli en entrevue Madame Anna Canan, PMP, Lead estimator pour Kiewit, qui nous partage son expérience sur les projets du train léger à Ottawa et le projet de Turcot. 

ALIKI : Bonjour Anna et merci de m’accorder ton temps aujourd’hui. On commencera avec toi, pour ceux qui ne te connaîssent pas, quel est ton rôle ?  

ANNA : Je travaille pour Kiewit. En ce moment, je suis ingénieure de projet exécution et opération, mais c'est beaucoup de la gestion de contrôle de coûts, de contrôle d'échéanciers et de gestion d’équipes. Nos titres sont un peu différents de ce que l’industrie est habituée de voir. On pourrait dire qu’on est des chargées de projet parce qu’on gère des projets. Depuis trois semaines, je travaille sur le chantier du projet de train léger sur rail à Ottawa pour le consortium Kiewit-Eurovia-Vinci.

ALIKI : Et à partir du moment que la COVID a frappé, qu'est-ce qui a changé dans ton rôle ? Sur quel projet étais-tu en train de travailler et qu'est-ce qui a changé dans ton quotidien ?

ANNA : Du jour au lendemain, on a fermé les bureaux et les chantiers. On s’est réorganisé très rapidement. On avait déjà beaucoup d’outils disponibles pour travailler à distance comme nos logiciels de travail, les VPN, les plateformes virtuelles et les postes virtuels. On était chanceux d’avoir ces outils déjà mis en place avant la crise. En revanche, ce qui a été très difficile c’est que l'estimation se fait en équipe et toutes les disciplines sont interreliées. Normalement, le chef estimateur gère l’équipe et après, il doit réviser l’estimé. En conférence, ça peut devenir cacophonique alors au début, toute l’équipe a dû s’adapter. Aussi, je travaillais sur les plans de retour de la COVID. On a tout repensé de semaine en semaine selon les nouvelles procédures et les nouvelles données du gouvernement, donc il fallait toujours se réadapter, revoir notre travail et surtout s'assurer que toutes les autres équipes au Canada suivent une certaine norme.

ALIKI : Et comment faites-vous pour isoler les ajustements de coûts et d’échéancier liés à la crise actuelle?

ANNA : Ce qu'on a fait c’est une structure de code de coûts selon un WBS comme on ferait pour un projet normal et on a isolé tout ce qu'on pouvait isoler. On s'est créés des codes de coûts. Par exemple, les réunions de chantier durent deux ou trois fois plus longtemps, donc on a fait un code de coûts qui incluent les heures supplémentaires. Aussi, sur un chantier éloigné, on a dû ajouter une infirmière alors que c'est un coût qu'on n'avait pas planifié. C'est un coût qu'on n'avait pas planifié. Pour la production, ce qu'on fait c'est qu'on regarde quel était notre facteur de performance pour une opération avec les quantités et la cédule. Éventuellement, on va être capable de mesurer dans le temps quel a été l'impact de la crise: est-ce que notre facteur de performance a été affecté ou pas? Pour les opérations qu'on ne peut pas isoler, il faut faire une comparaison dans le futur pour vraiment avoir l'impact de la performance et des coûts. Finalement, la majorité des coûts indirects, on a été capable de les isoler avec une structure assez exhaustive et uniformiser le tout au travers la compagnie.

ALIKI : Quels changements avez-vous mis en place pour le retour au travail?

ANNA : On a repensé l’aménagement des bureaux, les horaires de travail et de repas et les stations de lavage. On a mis en place de nouvelles procédures de communication et des méthodes de travail améliorées. Aussi, on a instauré des formulaires en ligne et des processus de désinfection des outils et équipements et bien d’autres. On a tout repensé. La Corporation des entrepreneurs du Québec avec le slogan Engagé, ça veut tout dire. Kiewit s’est engagé jusqu'à la fin pour assurer que ça reste sécuritaire. La sécurité en construction c'est toujours notre priorité numéro un parce qu'un accident, c'est vite arrivé. On ne peut pas prendre de risque, surtout pour la santé des travailleurs. Ils sont arrivés sur le chantier en santé, ils doivent repartir en santé. C'est le mind set qu’on avait avant la crise, on ne doit surtout pas le changer avec la COVID.

ALIKI : D’ailleurs, comment s’est déroulé le retour sur les chantiers la semaine du 20 avril?

ANNA : Je pense que tout le monde était content de revenir au travail mais certains avaient des craintes. En voyant les mesures mises en place, ils étaient rassurés. À date, on n’a eu aucun cas et on pense que c’est dû à une bonne gestion et un bon travail d’équipe de la part de tous les travailleurs, salariés, partenaires et sous-traitants.

ALIKI : Malgré la réouverture des chantiers à Montréal, vous ne pouvez pas nécessairement faire rentrer davantage de travailleurs pour rattraper les semaines d’arrêt alors qu'est-ce que vous pouvez faire dans ce type de situation ?

ANNA : Non, exactement. Pendant le confinement, on a demandé à nos gestionnaires et à nos surintendants de vraiment repenser la séquence pour déterminer ce qu'on peut faire pour accélérer la cédule. Est-ce qu'on peut changer les équipements ou changer des équipes de place ? Je sais qu'ils arrivent toujours à des solutions assez novatrices. Par exemple, malgré les difficultés des chantiers, Turcot était quand même un chantier « on time, within client budget » avant la crise. C'est un travail d'équipe puisque même si on fait tout en notre pouvoir pour respecter l'échéancier, il faut absolument qu'il y ait une collaboration des sous-traitants et du client. Tout le monde est compréhensif, on est tous dans une situation jamais vécue ! Il y a de l'entraide dans l’industrie. Ce qui est ressorti de plus beau durant la période de la COVID, c'est toute cette collaboration, cette solidarité et cette communication. Il y a un partage d’information, de trucs et d’astuces. Tout d'un coup, on ne parle même pas de nos compétiteurs, mais plutôt de nos partenaires. On est tous des partenaires là-dedans.

ALIKI : Tout à fait. Tu travailles aussi sur le projet du « REM » à Ottawa. Présentement, on s'attend à ce que les gens soient un peu hésitants de prendre les transports en commun, mais pourtant, on a de gros projets en cours. Est-ce que ç'a changé votre projet ? Est-ce que vous pensez modifier le service pour sécuriser les gens?

ANNA : Tout le monde est beaucoup plus conscient de son impact environnemental et je pense qu'on veut tous faire un effort alors je doute que cette conscience va s'éteindre avec la COVID. Nous, en ce moment, quand on fait des projets de transport en commun, on est en phase construction. On est encore optimiste que la période actuelle va se terminer et que les gens vont reprendre le transport. D’ailleurs, c’est important de regarder ce qu’il se passe ailleurs dans le monde. En Corée du Sud, par exemple, le transport en commun n'a pas arrêté. Malgré la crise, le service de transport a continué de fonctionner et les gens prennent les précautions nécessaires. Nous, en construction, on croit aux projets. On continue de travailler sur nos projets de transport en commun et de développement durable parce que c’est le futur. Après, c’est certain qu’il faudra assurer une bonne gestion du transport et de la circulation.

ALIKI : On doit continuer à avancer. Tout le monde est responsable d'absorber le coût et l'impact général de la crise sur leur entreprise, c'est un fait. D’ailleurs, avez-vous prévu comment la gestion des coûts va changer dans vos projets futurs ? Est-ce que vous allez prévoir un fond de prévoyance plus large?

ANNA : Normalement, quand on fait une estimation, on a toujours un budget de contingence selon ce qu’on pense qui peut être risqué. Les risques existent et ont un coût alors on ne veut pas qu’ils grugent nos profits et essuyer une perte. Après ça, il y a plusieurs façons de gérer ce coût et ça dépend de chaque projet et de chaque contrat.

ALIKI : Finalement, as-tu d’autres conseils à offrir aux gestionnaires de projet pour le retour au travail?

ANNA : La communication est essentielle avec les employés, les travailleurs et les autres parties prenantes comme les clients ou les sous-traitants. Le travail qu’on a accompli au cours des dernières semaines est vraiment un travail d'équipe. La communication, c'est à deux sens. Ce n’est pas juste de transmettre un message, il faut aussi savoir écouter. Il faut écouter les angoisses et les craintes, il faut écouter nos employés et surtout les employés de terrain parce qu'eux, ils vont voir des choses non sécuritaires et des choses qu'on peut améliorer. Il faut savoir les écouter pour pouvoir nous améliorer. La communication dans les deux sens est essentielle. En ce moment, Kiewit a un excellent bilan et on est tous très fier de ça ! L'industrie de la construction, c'est des centaines de milliers de personnes qui travaillent et on a été capable de tout gérer jusqu’à présent alors il faut continuer. Il faut absolument le rappeler chaque jour, à chaque meeting du matin, il ne faut pas baisser la garde. Finalement, il faut continuer de communiquer avec les membres de l’industrie afin de s’entraider, se donner des outils, partager l’information et les leçons apprises. Ça permet à tous de rester en santé. Selon moi, c’est ça la formule gagnante.

Vous avez une expérience de retour au travail à nous partager ? Communiquez avec notre directrice des communications, Aliki Courmanopoulos, communication@pmimontreal.org