Un projet sans charte de projet?

Également connue sous le nom de « document de démarrage du projet », la charte de projet est un document de haut niveau créé au tout début d'un projet et auquel on se réfère tout au long de la durée du projet en question. La charte constitue le fondement même du projet, la base à partir de laquelle le projet évoluera.  La charte devrait énoncer la finalité, les principaux objectifs et la vision du projet.

Grand nombre de professionnels de gestion de projet pourraient considérer la charte de projet comme de la 'documentation supplémentaire' ou une 'simple formalité'. En réalité, s'ils commencent à voir la charte comme une meilleure pratique, de nombreux problèmes peuvent être éliminés.

Toutefois, je rencontre régulièrement des gestionnaires de projet qui gèrent leurs projets sans se référer à leur charte, ou sans même être conscients de son existence. Pourquoi? Selon mon expérience, voici quelques raisons pour lesquelles on met parfois une charte de côté :

1. Immaturité du gestionnaire de projet , manque d'approches du projet ou une faible gouvernance du projet par le commanditaire ou par l'organisation. Il y a un manque de sensibilisation par rapport au besoin d'une charte ou d'un processus formel d'autorisation.
2. Lors du démarrage du projet, il n'y a aucun objectif ni aucune raison clair(e) et mesurable pour ce projet. Il n'y a donc rien à écrire.
3. Il se peut que la charte ait été rédigée, mais qu'elle ait été classée ou perdue dans le système de documentation de l'organisation. Il pourrait s'agir d'un symptôme d'un taux élevé de rotation du personnel ou de systèmes d'information inefficaces.
4. Les exigences ou d'autres changements apportés au projet ont rendu l'actuelle charte du projet désuète.
5. Le projet a été amorcé ou se poursuit sans réel engagement de la part de la direction. 
6. Le projet est jugé trop petit ou trop simple pour justifier la rédaction d'une charte, qui est considérée une 'perte de temps'. 
7. Il se peut qu'une charte existe, mais que les renseignements qu'elle contient soient rigides. Il se peut que les détails, les budgets et les jalons soient irréalistes et inatteignables, et donc qu'ils ne soient pas mentionnés.
8. Autrement, il se peut que les paramètres et les renseignements compris dans la charte soient trop vastes et ambigus et donc qu'on ne s'y réfère pas.

Par contre, un projet sans charte se dirige vers des problèmes tels que :

Le risque de diminuer la valeur et l'importance d'un projet, si sa finalité et son avantage stratégique ne sont pas documentés, acceptés et reconnus de façon formelle.

Prise de décision retardée. Il devient difficile d'obtenir l'approbation de la direction et des commanditaires. Il n'y a personne pour parrainer le projet et sa responsabilité est passée d'une personne à une autre.

Gestion problématique des attentes. Sans une charte dont on a convenu d'un commun accord, il pourrait y avoir des interruptions et des différences d'opinions fréquentes de la part des parties prenantes du projet. Ils auront des intentions, des opinions et une compréhension différentes des issues du projet.

Risque d'échec. Un échec est plus probable lorsqu'il n'y a aucune déclaration claire consignée des objectifs du projet. La charte du projet comprend l'étude économique et d'autres ajouts, qui servent de rappel constant de la vision, la mission et des facteurs de réussite essentiels du projet.

Manque d'autorité. Le gestionnaire de projet sera tracassé par des problèmes, s'il n'a pas l'autorité requise pour dépenser le budget, la capacité d'acquérir et d'assigner des ressources ou l'autorité générale nécessaire pour prendre des décisions et agir au quotidien. Pour de telles raisons, le gestionnaire de projet aura aussi plus de difficulté à attirer de bons fournisseurs, des vendeurs compétents et des ressources adéquates pour travailler sur le projet. Cela peut créer une culture d'insatisfaction et une certaine apathie au sein de l'équipe actuellement attitrée au projet.

Assujetti à un examen approfondi, des retards et de la bureaucratie. On peut s'attendre à ce que le projet subisse de nombreux changements et ajustements, ce qui pourrait accroître le risque de ne pas livrer le projet et de ne pas atteindre ses objectifs. Le projet pourrait éventuellement devenir un fardeau financier pour l'organisation.

Connaissez-vous d'autres raisons pour lesquelles une charte du projet ne serait pas créée? Comment est-ce que l'absence d'une charte peut nuire à un projet tout au long de son exécution?

Pour des renseignements quant à la redistribution, legal@pmimontreal.org