Trois règles de gestion de projet

Il semble que nous ayons tous notre propre ensemble de règles « durables » de gestion de projet. Nous nous fondons sur elles encore et encore pour mener à bien nos projets, et ce, sans égard au type de projet, de technologie ou d'environnement. 

Il y a plusieurs années, j'ai lu Kelly's 14 Rules & Practices [Les 14 règles et pratiques de Kelly] . Selon moi, ces règles s'appliquaient à tout projet. 

Écrit par Kelly Johnson, la créatrice de Skunk Works® chez Lockheed Martin, pour les projets de développement avancé, l'ouvrage expose les règles ayant contribué à la réussite de projets d'aviation de pointe en produisant des livrables novateurs dans les échéanciers prescrits et selon le budget établi.  

J'ai relevé trois de ces règles et je les ai adaptées à ma carrière en gestion de projet :

1. Le nombre de personnes participant à un projet doit être restreint de façon rigoureuse. J'ai souvent vu des personnes chercher à prendre part à un projet, surtout lorsqu'il comporte un degré important de visibilité au niveau exécutif. Les gestionnaires de projet qui investissent dans une gestion dynamique des parties prenantes, bloquant ainsi les rôles non essentiels, jouissent d'une communication plus claire de leurs projets et de rôles mieux définis, permettant aux nouveaux membres de l'équipe de déterminer leur rôle par rapport à leurs coéquipiers. 

2. Le nombre de rapports nécessaires doit être minimal; toutefois, les avancées importantes dans le travail doivent être consignées minutieusement. J'ai travaillé sur certains projets où les efforts déployés dans l'élaboration de rapports de la situation dépassaient presque l'effort investi dans les activités du projet. Une production excessive de rapports de situation est tout aussi néfaste qu'une production insuffisante de tels rapports. En fonction du type de projet, les gestionnaires de projet les plus performants se concentrent sur un ensemble restreint de paramètres essentiels (échéancier, budget, jalon, écarts dans les livrables, etc.) que l'équipe attitrée au projet et les parties prenantes peuvent facilement comprendre.  

3. Une révision mensuelle des coûts doit être réalisée. Elle se penche non seulement sur ce qui a été dépensé et utilisé, mais aussi sur les coûts futurs nécessaires à l’achèvement du programme. Les gestionnaires de projet organisent couramment des réunions afin d'examiner les dépenses antérieures et celles qui sont prévues. La notion d'« engagements » liés au projet, tant sur le plan du financement que des ressources, constitue le point central de cette règle. Souvent, les gestionnaires de projet n'incluent pas les engagements de financement et de ressources du projet dans l’évaluation des coûts.  

Même si je les ai lues il y a longtemps, les règles de Johnson sont toujours d'actualité. Le mois d'octobre prochain marquera le 70e anniversaire des 14 règles et pratiques. « Durables » n’est-ce pas?

Et vous, en matière de gestion de projet, quelles sont les règles « durables » que vous avez adoptées?