Table stratégique PMO – Séance 1: clés et constats sur les outils, les données et l’efficacité

Outils, données et efficacité opérationnelle

Le 12 septembre dernier, nous avons lancé la saison 2025-2026 de la Table stratégique PMO avec une première rencontre riche en échanges sur le thème « Outils, données et efficacité opérationnelle ». Cette table réunit des directeurs et gestionnaires de PMO de différents horizons (municipal, transport, santé, infrastructures, ressources naturelles, TI, etc.), créant un espace unique où se confrontent les réalités des organisations publiques et privées.

Constats partagés

Dès les premiers tours de table, un consensus est apparu: les outils ne règlent pas tout. Bien que plusieurs organisations disposent de solutions de pointe – de SAP à Primavera, en passant par Power BI ou des applications maison sophistiquées –, leur efficacité demeure limitée lorsque la culture organisationnelle, les processus et les compétences ne suivent pas. Comme l’a exprimé une participante : « Nous avons une Cadillac… mais personne ne la conduit. »

La multiplication des plateformes est un autre défi majeur. Excel, SharePoint, outils financiers et systèmes spécialisés coexistent, souvent en silos, ce qui fragmente l’information et nuit à la cohérence. Cette fragmentation engendre un enjeu crucial : la qualité et la crédibilité des données. Un seul chiffre erroné peut décrédibiliser un rapport complet, minant ainsi la confiance des gestionnaires et des décideurs.

Enfin, tous s’entendent: le facteur humain reste le maillon déterminant. Manque de littératie de données, faible appropriation des indicateurs, difficultés à interpréter les rapports : les outils les plus performants deviennent inutiles sans un accompagnement soutenu et une formation adaptée.

Réflexions et pistes de solutions

Les échanges ont mis en lumière l’importance d’intégrer les outils dans les processus de gouvernance. Plusieurs organisations imposent désormais que les revues de projets et rencontres de suivi s’appuient directement sur les tableaux de bord. Cela force l’usage, améliore la qualité des données et installe progressivement une nouvelle discipline collective.

Il a aussi été souligné que les PMO doivent jouer un rôle d’éducateurs et de vulgarisateurs. La formation, la reddition intégrée avec les finances, les tribunes ouvertes (cafés de discussion, cliniques de données, etc.) sont autant de moyens pour développer une véritable culture de la donnée.

Un autre point marquant : la capacité à tirer parti des crises. L’exemple du fiasco de SAAQclic est revenu à plusieurs reprises. Plusieurs organisations ont utilisé ce contexte pour renforcer l’imputabilité, instaurer de nouvelles pratiques de gouvernance et sensibiliser leurs directions à l’importance d’une information fiable et centralisée. Ces « déclencheurs » sont vus comme des occasions à saisir pour provoquer un changement durable.

Recommandations issues de la discussion

1. Arrimer outils et gouvernance : choisir des solutions qui répondent aux besoins réels plutôt que de plier les besoins à la technologie.
2. Valoriser et forcer l’usage : Valoriser et forcer l’usage : faire des tableaux de bord l’outil de référence dans toutes les revues et décisions, tout en validant leur réelle consultation (ex. logs SharePoint ou applications). Cette démarche renforce l’imputabilité et crédibilise le processus.
3. Investir dans la formation : accompagner gestionnaires et dirigeants pour accroître leur capacité à interpréter et utiliser les données.
4. Démontrer la valeur : relier les analyses aux priorités stratégiques et financières de la direction pour gagner en crédibilité.
5. Développer des indicateurs de portefeuille : dépasser la vision projet par projet et mesurer la performance globale, tout en s’inspirant des benchmarks de l’industrie.

Un mot de conclusion

Cette rencontre a confirmé que la réussite d’un PMO repose moins sur la sophistication des outils que sur la maturité organisationnelle, la gouvernance et la capacité des équipes à s’approprier la donnée. Les outils sont essentiels, mais ils ne sont que des catalyseurs : c’est la culture, l’engagement et le leadership qui font la différence.

La Table stratégique PMO poursuivra ses travaux au fil de l’année afin de documenter, partager et enrichir ces pratiques. Chaque rencontre devient ainsi un laboratoire d’idées et un lieu de codéveloppement pour renforcer l’impact des PMO dans nos organisations et, ultimement, améliorer la performance collective de nos projets.