Risques liés au projet + proactivité = réussite

En tant que meilleure pratique, la gestion du risque est essentielle à la réussite d’un projet. Elle oblige l’équipe à tenir compte des éléments qui pourraient entraîner l’échec des négociations pour un projet donné, à se préparer de façon proactive et à mettre en œuvre des solutions.

Le rapport Pulse of the Profession [Le pouls de la profession] de 2012 a conclu que plus de 70 pour cent des répondants emploient toujours ou souvent des techniques de gestion du risque dans la gestion de leurs projets et programmes, et que ces pratiques mènent à des taux de réussite plus élevés.

Voici un exemple de comment la gestion du risque aurait pu sauver un projet :

Un gestionnaire de projet dirige une équipe d’électriciens qui est chargée d’installer du matériel électrique et audiovisuel. Les équipes de construction et d’ingénierie civile ont cédé le site complet et décoré, prêt pour la dernière phase du projet. Au grand désarroi du gestionnaire de projet, les projecteurs n’étaient pas alignés avec les écrans. Ils ne remplissaient donc pas leur objectif.

Quelle a été l’erreur?

Les équipes d’ingénierie civile et de construction avaient modifié les dimensions des pièces; le client n’avait pas communiqué ces changements à l’équipe d'électriciens. Présumant que le projet avait été réalisé comme prévu, le gestionnaire de projet a planifié et soumis les plans de canalisations d’électricité en fonction des dimensions originales de la pièce. Ces plans sont devenus redondants avec la modification des dimensions de la pièce, ce qui a perturbé l’emplacement du matériel.

Afin de corriger cette situation, le gestionnaire de projet a créé et soumis de nouveaux plans de canalisations d’électricité. Les murs et les plafonds du site ont dû être ouverts de nouveau afin de s’adapter aux modifications, ce qui a causé des retards et une augmentation des coûts, la reprise de travaux -- et de la frustration.  

S’il y avait eu une identification des risques et un plan de mise en œuvre rigoureux, ils ne se seraient pas retrouvés dans cette situation. Un trop grand nombre d’hypothèses n’a pas été contesté et les risques en lien avec plusieurs dépendances externes n’ont pas été pris en compte.

Dans le cadre de la gestion du risque, une communication proactive avec le client et les autres équipes aurait dû être prévue. Par exemple, le gestionnaire de projet aurait dû prendre en compte les problèmes et poser des questions par rapport à la surveillance et au contrôle des contractants et du site. Quels seraient la fréquence et le type de communication avec les parties prenantes?

Des scénarios hypothétiques auraient dû être évalués. Qu’arrivera-t-il si les livrables ne sont pas à la hauteur des attentes? Quels sont les risques impliqués s’il y a des problèmes avec les contractants? Quel est l’effet de ne pas avoir de ressources affectées à une fin particulière dans l’équipe?

Ce type de discussion et de questionnement aurait alerté le gestionnaire de projet et l’équipe en temps opportun de planifier de façon proactive la gestion de la qualité du travail des contractants et d’affecter la ressource nécessaire au sein de l’équipe du projet.

Pratiquez-vous la gestion du risque? Comment est-ce que la planification de la gestion du risque mène à la réussite de vos projets?

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