Principes de base : Les compétences nécessaires pour réussir une séance « Leçons apprises »

Le professionnel de la gestion de projet joue plusieurs rôles. En tant qu’auteur, vous préparez la charte du projet afin de l’amorcer. En tant que leader, vous gérez des équipes de projet. Vous agissez même à titre de comptable puisque vous contrôlez le budget du projet.

Avec l’ensemble des compétences requises pour la gestion de projet, vous devriez aussi être conscient des compétences de base nécessaires pour animer une séance « Leçons apprises ».

1. Gestion du temps

Lors de l’organisation de la séance, une heure précise de début et de fin devrait être déterminée. Les membres de l’équipe auront d’autres tâches et projets auxquels se consacrer; il est donc essentiel de respecter le temps qui vous est alloué pendant la séance.

Commencez à l’heure et assurez-vous que la réunion avance à un rythme adéquat. Portez attention à l’horloge afin de contrôler la longueur des discussions. Ainsi, la réunion prendra fin à l'heure prévue. Pour maintenir le rythme de la réunion, il se peut que vous ayez à demander aux membres de l’équipe de clore la discussion sur un sujet en particulier ou d’en discuter plus en détail par la suite. Si nécessaire, organisez une réunion supplémentaire pour discuter du sujet en question, ou ajoutez-le aux notes de la réunion et invitez les employés à partager leurs commentaires lorsque vous diffusez le document.

2. Capacité d’engager les participants

En tant qu’animateur, vous devez pouvoir motiver tout le monde à participer – des chefs d’équipe aux administrateurs de base de données.

Vous devriez aussi éviter de classer les participants selon leur titre. Après tout, l’objectif de la séance « Leçons apprises » est de recueillir des détails et des commentaires par rapport aux activités d’un projet, puis de déterminer ce qui pourrait ou non être pertinent pour le prochain projet – peu importe le poste occupé par le membre de l’équipe.

3. Vocabulaire commun 

Souvent, les équipes de projet emploient un jargon qu’eux seuls connaissent. Par exemple, le mot « appel » peut être un terme employé en programmation ou correspondre tout simplement à une méthode de service à la clientèle. Si vous n’avez pas participé au projet dès son début, prenez la peine de vous renseigner par rapport à certains termes employés dans le cadre du projet qui pourraient être mentionnés lors de la discussion.

Quelles sont les autres compétences de base que vous utilisez pour effectuer des séances efficaces de leçons apprises ?