Les courriels en 10 commandements

Afin d'obtenir les résultats prévus, les membres d'une équipe de projet dispersée doivent, d'abord et avant tout, employer le même langage dans leurs communications. 

Dans cet esprit, j'ai développé un ensemble de règles de base pour les communications par courriel intitulé Décalogue de communication du projet. Les membres de mon équipe sont tenus de le respecter lorsqu'ils communiquent entre eux par courriel, et je le présente lors de ma première rencontre avec une nouvelle équipe ou un nouveau membre. Lorsque nous sommes tous au même diapason, les communications sont plus concises et plus claires.

1. Ne soyez pas malin dans l'objet du courriel. Attirez l'attention du destinataire en employant un langage puissant et descriptif dans l'objet. Ajoutez un appel à l'action lorsque nécessaire, comprenant des déclarations telles que : URGENT, POUR ATTENTION IMMÉDIATE ou À TRANSMETTRE À UN SUPÉRIEUR.
2. Limitez la liste de distribution. Incluez uniquement les parties concernées par les messages. Méfiez-vous de l’option « Répondre à tous ».
3. Repartez à zéro. Supprimez les fils de courriels inutiles -- par exemple, lorsque les messages s'écartent du sujet initial. Mieux encore, lorsque possible, créez un nouveau message pour poursuivre la discussion.
4. Gérez les attentes en matière de réponses. Informez les membres de l'équipe des raisons lorsque vous anticipez un délai, si vous êtes dans l'impossibilité de prendre des mesures immédiates par rapport à une demande ou une conversation.
5. Filtrez et suivez le fil de discussion. S'il commence à y avoir trop de messages sur le même thème, classez-les selon le sujet ou la conversation. Revenez au premier message de la séquence pour clarifier la question abordée. Ensuite, parcourez rapidement le reste de la suite de messages pour déterminer ce qui exige votre attention ou votre intervention.
6. Ne vous impliquez pas dans des guerres par courriel. Évitez les conflits en ligne . Ce n'est pas productif et cela encombre votre boîte de réception. Si vous passez plus de 10 minutes à écrire un courriel, vous serez mieux d'organiser une réunion ou un appel avec votre contrepartie pour aborder le problème dans le contexte d'une vraie conversation.
7. Activer la fonction « réponse automatique ». Par courtoisie envers vos coéquipiers, activez la fonction de réponse automatique lorsque vous êtes absent. Précisez la durée de votre absence et la personne qui vous remplacera lors de cette absence. 
8. Envoyez par courriel des invitations détaillées aux réunions. Faites part de l'ordre du jour et joignez tout document qui sera examiné lors d'une conférence téléphonique . N'envoyez pas des documents quelques minutes avant la conférence téléphonique, en supposant que les participants seront en ligne.
9. Incluez toujours le lieu de la réunion. Dans la case « lieu » de votre invitation, inscrivez les renseignements par rapport à la salle dans laquelle se tiendra la réunion, ainsi que tout autre renseignement pertinent à la communication, notamment le numéro de téléphone-passerelle et le NIP pour la conférence. 
10. Vérifiez la disponibilité des participants de la réunion. Puisque grand nombre de clients par courriel vous permettent de vérifier la disponibilité d'un participant, n'envoyez pas d'invitation, sachant qu'au moins un des participants n'est pas disponible. Cela réduira le volume de courriels. 

Selon mon expérience, l'adoption de ces règles prend quelques semaines. Dès que vous obtenez l'appui de tous les membres de l'équipe, les communications par courriel deviennent plus fluides, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur des tâches de projet plus importantes.

Quelles sont vos règles de base par rapport aux communications par courriel? Comment assurez-vous que les membres de votre équipe de projet emploient tous le même langage pour les courriels?