La gestion de projet événementiel : Comment organiser son mariage en 10 jours

Les trois enjeux principaux à évaluer lorsqu’on a un projet à livrer sont :

1. L’échéancier : Combien de temps ai-je pour livrer mon projet ?
2. Le scope : Quelles sont les ressources humaines et matérielles dont j’ai besoin pour couvrir mon scope (en l’occurrence, organiser un mariage avec 50 à 60 invités) ?
3. Le budget : Quel est le budget disponible ?

De plus, le gestionnaire de projet doit être en mesure de penser à plusieurs options ou solutions selon les contraintes et les risques identifiés afin d’adapter les solutions aux besoins.

Dans le cas de mon mariage, trois dates marqueraient l’événement :

• Date de demande de mariage : 22 décembre 2015
• Date des fiançailles : 24 décembre 2015 (Veille de Noël)
• Date du mariage : 2 janvier 2016

Ce fut un mariage « Date Driven »

Mon conjoint, qui travaille à l’étranger, voulant me faire une surprise lors de la période des fêtes, m’annonce qu’il souhaite officialiser nos fiançailles pendant la période des fêtes, plus précisément, le jour de Noël, lorsque toute la famille serait rassemblée. 

Une deuxième surprise vint deux jours avant les fiançailles, lorsqu’il m’annonçât qu’il souhaitait que notre mariage ait lieu avant son départ à l’étranger et avant mon retour au travail, prévu le 6 janvier 2016. Première réaction… PANIQUE TOTALE. Que faire ?  Et comment organiser un mariage en 10 jours ?

Première réflexion

Bien sûr, j’ai accepté sa proposition, mais je n’étais pas certaine de pouvoir organiser le mariage en si peu de temps. Une chance que mon côté leader et gestionnaire est ressorti ! J’ai accepté le défi.

Deuxième réflexion

J’ai commencé à penser à tout ce dont nous aurions besoin, toutes les choses « importantes », les must et les incontournables pour un mariage réussi.

• Mes facteurs de succès
  • Mon équipe de projet, c’est-à-dire ma famille et mes amis, étaient prêts à m’aider dans l’organisation du mariage ;
  • Un budget restreint, mais disponible ;
  • L’envergure du mariage pour 50 à 60 personnes (car contrainte de budget et temps).
• Mes contraintes :
• • Date prédéterminée selon les contraintes des ressources (la présence de mon mari);
  • Période des fêtes (tout est fermé ou déjà réservé) :
    • Indisponibilité de salles de fêtes et location trop coûteuse ;
    • Traiteurs non disponibles ;
    • Institutions règlementaires (fermés certains jours).

Phase d’analyse et de faisabilité : 

• Sept activités/livrables majeures devaient être assurées avant l’annonce de mon mariage :

1. Identifier mon équipe de projet =  Ma famille et mes amis ;
2. Trouver le lieu et toutes les décorations pour mariage  =  Cibler les commerces et solliciter mes amis ;
3. Trouver un traiteur pour la réception  =  Définir le nombre de services et de plats tout en tenant compte de mon budget et du nombre d’invités ;
4. Trouver un traiteur pour les gâteaux et les desserts =  Choix de gâteaux orientaux et gâteau de mariage ;
5. Trouver l’agent et le représentant religieux pour célébrer le mariage de façon officielle ;
6. Faire la liste des invités et vérifier leurs disponibilités
7. Trouver les tenues pour le marié et la mariée et tous les accessoires de mariage, les bagues, la coiffeuse, la maquilleuse, les fleurs  =  Faire une liste de tous les services et des accessoires.

Phase de démarrage et de réalisation :

Actions prises pour assurer le démarrage et la livraison des activités identifiées en phase d’analyse :

1. Définir l’équipe de projet : Kick-off meeting (réunir ma famille et quelques amis pour présenter le scope et revoir les sept livrables majeurs).

2. Identifier les stakeholders internes & externes et la gestion de la communication : clarifier les rôles et les responsabilités :
   • Famille proche
   • Famille lointaine
   • Amis
   • Responsable de location du lieu de mariage
   • Compagnie de location des tables et chaises
   • Traiteurs pour les plats salés et sucrés
   • Boutiques de linge et bijoutiers
   • Fleuristes
   • Agent gouvernemental pour la célébration du mariage

 3. Identifier les ressources clés - humaines et matérielles :

a. Trouver le lieu pour célébrer le mariage

• Problématique : Aucune salle de disponible pour 60 personnes à Montréal, toutes les réservations devant être faites de 3 à 6 mois à l’avance.
• Action : Mon cousin et sa femme ont une grande maison. Ils se sont gentiment proposés pour accueillir tous mes invités.
• Enjeux : La maison n’était pas équipée pour un mariage, donc il fallait que je m’occupe de toute la décoration et de la location des tables et chaises pour recevoir tous les invités.
• Trouver les décorations de tables / des chaises = Ma famille et mes amis se sont mobilisés pour décorer la maison.
• Planifier la réception et le service = Un plan de réception a été établi avec les propriétaires de la maison.

b. Trouver un traiteur avec service de livraison et offrant le service pour la soirée

• Trouver un traiteur pour les plats salés ;
  • Trouver un traiteur pour les plats sucrés et les desserts ;
  • Clarifier le menu pour la soirée du mariage ;
  • Négocier le service (trouver des serveurs pour la soirée) ;
  • Commander les plats ;
  • Confirmer la date et l’heure de livraison.

c. Trouver un agent et un représentant pour le mariage

• Après avoir fait des recherches, mon conjoint et des amis ont trouvé un représentant religieux qui avait l’autorisation d’effectuer le mariage civil ;
• Confirmer sa disponibilité

d. Gestion des invitations et des disponibilités des invités

• Faire une liste d’invités était difficile, car l’espace à notre lieu de réception était très limité.
• Ce fut donc un exercice très délicat ;Le choix des invités a été fait en tenant compte de plusieurs facteurs, dont des facteurs financiers, les disponibilités, les priorités, et surtout, le nombre de places disponibles dans la maison, par respect aux propriétaires des lieux ;
• Décision finale : 50 personnes.

e.Trouver les tenues et tous les accessoires de mariage pour le marié et la mariée, les bagues, la coiffeuse, la maquilleuse, les fleurs

• Faire une liste de tous les services et des accessoires pour mon conjoint et moi-même ;
• Avec l’aide d’amies, j’ai récupéré quelques adresses de boutiques pour mariées ;
• Choix entre trois robes ;
• Achat des alliances et de la bague de fiançailles ;
• Pour la coiffure : Tous les salons étant fermés le 2 janvier, c’est ma coiffeuse personnelle qui s’est proposée pour ouvrir le salon pour moi. Ce fut son cadeau :);
• Une autre amie que j’avais invitée fut ma maquilleuse et la décoratrice.

Comme toute chose dans la vie, une bonne gestion et s’entourer d’une bonne équipe garantissent les meilleurs résultats !  

UN MARIAGE ORGANISÉ ET LIVRÉ AVEC SUCCÈS

LA CLÉ : UNE BONNE ÉQUIPE ET UNE BONNE PLANIFICATION !

RÉSULAT : TOUS NOS INVITÉS ETAIENT IMPRESSIONNÉS !

TOUT ÉTAIT PARFAIT JUSQU’AU DERNIER MOMENT :)