Adapter la communication aux principaux intervenants

Compte tenu la quantité du travail nécessaire, vos efforts de communication durant un projet devraient se concentrer sur les parties prenantes cruciales au succès du projet. Ainsi deux questions clés devraient se poser: Qui sont les plus importantes parties prenantes, et pourquoi sont-elles importantes?

Déterminer qui est important est généralement simple, en évaluant le poids et l'implication des parties prenantes au sein du projet. Comprendre pourquoi chacune des «parties prenantes importantes»,sont importantes vous aide à définir le type de relation à développer pour établir une communication efficace.

Appliquer la matrice de la réciprocité, un outil de communication de projet à deux dimensions:

• Chaque partie prenante retire un bénéfice du projet face à ses intérêts, ou encore, n'a aucun intérêt à retirer duprojet. 
• Le projet nécessite l’intervention active (en aide ou en ressources) des parties prenantes importantes, ou encore, ne nécessite aucune intervention des parties prenantes.

Ces hypothèses génèrent quatre quadrants pour bien classer chacun des parties prenantes importantes:

• Le projet n'a besoin de rien / les parties prenantes n'ont besoin de rien: les parties prenantes dans ce quadrant sont généralement des protestataires. Dans ce cas, deux options de communication s’offrent à vous: Vous pourriez être en mesure de désamorcer leur opposition en fournissant une meilleure information, cependant, ceci ne fonctionne que si l’opposition n’est basée que sur des hypothèses erronées. Sinon, vous pouvez limiter la communication avec l’intervenant tout en maintenant ouvertes les voies de communication.
• Le projet n'a besoin de rien / les parties prenantes ont besoin de quelque chose: Les parties prenantes dans ce quadrant sont les plus faciles à gérer en ce qui a trait à la communication. Vous remplissez déjà leurs exigences dans le cadre des livrables du projet. Vous n’avez qu’à les rassurer que leurs besoins seront comblés. Si leurs exigences sortent de la portée du projet, les parties prenantes devraient initier une demande de changement.
• Le projet a besoin de quelque chose / les parties prenantes ont besoin de quelque chose: Cette catégorie nécessite une gestion active. La communication du projet doit clairement établir le lien entre le soutien ou les ressources des parties prenantes et la façon dont le projet répond aux exigences. Prenez le temps nécessaire à développer des relations solides pour faciliter la coopération.
• Le projet a besoin de quelque chose/ les parties prenantes n'ont besoin de rien: les parties prenantes dans ce quadrant représentent un risque majeur. Ils font généralement figures d’autorité, ou sont les personnes chargés d’inspecter ou approuver le travail du projet, dans le cadre de leurs fonctions.Construisez habilement une relation professionnelle appropriée,qui respecte la position des parties prenantes, tout en s’assurant que vos communications soit bien reçues et suivies d’effet.

Une fois la matrice de la réciprocité comprise, vous pourrez adapter votre façon de communiquer avec chacune des parties prenantes importantes, pour assurer un résultat satisfaisant des deux parties. Par exemple, le temps et l'effort gagné en utilisant un minimum de communication avec les opposants intraitables, peuvent être investis à bâtir de bonnes relations avec vos fournisseurs clés.

N’oubliez pas que chaque partie prenante sera aussi favorable ou opposée au projet. Les parties prenantes opposées au projet - généralement les concurrents et les opposants–n’ont généralement aucun besoin de ce projet et vos communications devront se concentrer à minimiser les objections. Dans la même veine, les parties prenantes importantes ayant besoin de ce projet sont généralement soit passives ou d’une grande aide, et vos communications devraient préconiser l’établissement de relations solides.

Comment identifier et bien communiquer avec des parties prenantes importantes?

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