3 manières d’être un meilleur communicateur

En tant que gestionnaires de projet, il est facile d’être submergé par les aspects techniques de nos emplois. Par exemple, si vous êtes dans l'informatique, il y a toujours un nouveau morceau de code, une nouvelle application ou matériel informatique qui facilitera votre travail si vous investissez du temps pour apprendre à l’utiliser.

Mais je voudrais partager le meilleur moyen pour améliorer vos compétences en gestion de projet - et cela ne prendra pas des jours d’apprentissage comme pour un nouveau logiciel. C'est plutôt en utilisant les compétences de communication que vous avez déjà d'une manière plus consciente, et plus ciblée.

1. Les gestionnaires de projet ont tendance à se retrouver tiraillés dans plusieurs directions. Ainsi, au lieu d'être la force motrice pour la circulation de l'information, vous vous retrouvez à devoir réagir au dernier problème survenu ou aux demandes du sponsor du projet. Si vous n’échapperez jamais à ces problème, vous pouvez toutefois les gérer plus efficacement en créant un plan de communication. Cela peut être aussi simple que d’organiser des réunions de compte-rendu quotidien pour savoir où tout le monde est, ou encore élaborer un plan de communication complet qui englobe les interactions avec les sponsors, les membres de l'équipe et les intervenants. Dans tous les cas, commencez par planifier comment vous voulez gérer votre communication quotidienne, et la gestion de votre projet sera plus facile.

2. Nous nous trouvons face à des projets très complexes et difficiles. Avec cette complexité vient le défi de clairement transmettre vos instructions, les délais et les objectifs. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’être extrêmement précis. En tant que gestionnaire de projet, vous n’avez pas nécessairement toutes les compétences techniques spécifiques à l'industrie  pour comprendre tous les aspects de votre projet, mais vous devez savoir ce qu’est ce qui motive le but du projet, ce qui signifie que vous avez la possibilité de comprendre et définir des objectifs très précis pour votre équipe. Non seulement cela va vous aider à gérer plus efficacement les charges de travail, mais votre communication avec vos sponsors, les intervenants et les équipes sera plus efficace parce que vous pourrez répondre plus précisément et adéquatement   à leurs questions et préoccupations.

3. Vous connaissez l’effet de la pression des sponsors, les intervenants et les membres de l'équipe. Alors, prenez un peu de recul et réfléchissez à ce qu’ils ressentent. Après tout, vous êtes souvent au centre de des échanges d’informations qui rentrent et sortent du project. Donc, pour vraiment améliorer vos capacités en communication et en gestion de projets cette année, soyez conscient de la façon dont la circulation de l'information - ou son absence - peuvent affecter comment votre équipe et les autres parties prenantes se sentent. Faites-leur savoir que vous comprenez pourquoi l’information leur parvient avec un léger retard. Exprimez votre soutien pour le projet et le travail qui est fait. Souvent ce petit effort decommunication positive peut vous faire gagner beaucoup de points auprès des parties prenantes.

Avec ces trois conseils, vous pouvez améliorer la gestion des aspects de communication sur lesquels vous avez du pouvoir, rendant les aspects que vous ne pouvez pas toujours contrôler un peu plus facile à naviguer.

LisezThe Essential Role of Communications du PMI pour apprendre comment la communication peut impacter le succès de vos projets.