Se sortir du pétrin

Les problèmes dans un projet surgissent parfois de nulle part, même si vous avez tout fait pour vous préparer : vous avez analysé les risques en acceptant le projet et avez même pensé à la façon d’atténuer les problèmes éventuels.

Comme je le conseillais dans mon article précédent, il est important de procéder à une évaluation pour identifier le problème, voir si la situation peut être redressée et trouver ce qui doit être réglé. Voici certains trucs et astuces pour vous sortir du pétrin si votre projet semble avoir atteint un point de non-retour :

1. Contactez vos commanditaires. Ils devraient toujours être la première entité rejointe en cas de problèmes. En plus d’avoir sans doute rencontré des problèmes du genre auparavant, ils sont en mesure de vous fournir des fonds, des ressources et du soutien supplémentaires dans les domaines affectés.
2. Consultez votre équipe. Réunissez tout le monde, discutez des problèmes entourant le projet et commencez à envisager des stratégies et les prochaines étapes pour redresser la situation. Évitez de distribuer les blâmes ou de trouver les responsables. Faites particulièrement attention à ne pas vous retourner contre le client. Vos membres d’équipe argueront peut-être que le problème réside chez le client, et non au sein de l’équipe. Soyez bien clair en affirmant que le but de la rencontre est de trouver une solution au projet, rien d’autre. Dirigez la conversation vers les pistes de solutions possibles et les ressources dont vous auriez besoin pour les mettre en action.
3. Comptez sur les renforts et sur les informations complémentaires. Il est probable que vous avez suivi les risques et problèmes potentiels depuis le début du projet et que vous disposez d’un bon répertoire d’informations sur ceux-ci. Si c’est le cas, vous serez capable de localiser l’information exacte capable de régler votre problème. Par exemple, dans une situation où les achats de matériel dépassent votre budget prévu et le parrain ou le client vous interroge sur ce fait, vous devriez être en mesure de retrouver l’autorisation d’achat que vous avez reçue d’eux.
4. Mobilisez des ressources externes, si nécessaire. Consultez vos collègues plus expérimentés ou lisez les rapports sur les leçons apprises. Vous pouvez même faire appel aux services d’un entrepreneur externe pour répondre à un besoin spécifique.
5. Rappelez-vous que le hiatus d’un projet est toujours une option. La plupart du temps, le hiatus est vu comme un échec. Ce n’est toutefois pas toujours le cas. Parfois, le hiatus d’un projet est la solution préférable pour ne pas accumuler des frais astronomiques. Faire autrement pourrait faire en sorte que le projet est abandonné de façon permanente. Le hiatus permet d’évaluer si le projet remplit toujours ses objectifs (ce qui pourrait être la source du problème) et, au besoin, de redistribuer les ressources et les fonds.

Finalement, gardez en tête que tout problème ne mène pas forcément à l’échec. Avant de paniquer, prenez le temps d’examiner les domaines qui pourraient vous guider vers une solution. Vous découvrirez peut-être que votre projet est plus solide qu’il n’y paraît.

Et vous, comment affrontez-vous les problèmes durant vos projets?