Principes de base : les 4 étapes de la négociation

Simple, mais vrai : les professionnels de la gestion de projet doivent savoir négocier. Que ce soit avec les clients, les fournisseurs, les sous-traitants, les collègues ou les autres services de l’entreprise, la négociation est une compétence nécessaire à la communication d’idées, à l’obtention de fonds et de ressources ainsi qu’à la conclusion d’accords et à l’établissement de conditions. 

William Ury, cofondateur du Program on Negotiation [programme de recherche sur la négociation] à Harvard, insiste sur l’art de négocier. Selon lui, une négociation réussie doit permettre aux deux parties de prendre des décisions efficaces et sages, mais également de maintenir de bonnes relations ou d’améliorer celles-ci.

Le processus de négociation se divise en quatre étapes. Tout d’abord, la préparation, soit l’acquisition de renseignements, de documents et de données nécessaires à l’obtention d’un accord. Par exemple, lors de la négociation des détails d’un contrat avec des sous-traitants, le gestionnaire de projet doit connaître les différentes phases du projet, les livrables, les jalons, les délais, les ressources nécessaires et les attentes.

Au cours de cette phase de préparation, il est préférable de se concentrer sur des ententes à la satisfaction des parties axées sur les intérêts communs. Ce faisant, on peut alors trouver des solutions et prendre des décisions bénéfiques à tous. 

Au cas où l’on ne parviendrait à aucun accord, il est conseillé de prévoir un plan de repli avant de se lancer dans les pourparlers. Par exemple, lors de la négociation d’une ressource essentielle à l’activité d’un autre service, un bon plan de repli devrait prendre en compte les éléments suivants : 

• La « meilleure solution de rechange à une entente négociée », telle que la sous-traitance de cette activité ou l'attribution de cette tâche à un intervenant externe. 
• La « pire solution de rechange à une entente négociée », telle que l’annulation ou le retardement de l’activité. 
• Un « point ou prix de rupture », c'est-à-dire le point auquel les parties décident soit de mettre de côté le problème et d’y revenir plus tard afin d’évaluer les différentes options qui s’offrent à elles, soit d’abandonner les négociations étant donné que les options sont inacceptables. 
• Un « terrain d'entente possible », c’est-à-dire où les intérêts des deux parties se rejoignent. Par exemple, un accord permettant au service de disposer de la ressource à mi-temps, prévoyant l’échange de la ressource ou encore la décharge de certaines responsabilités pour le service concerné.

Ensuite, l’échange d'information et la révélation des détails nécessaires à l’autre partie. Cette étape permet un travail efficace et évite toute frustration puisque tous les renseignements pertinents sont accessibles et les études adéquates peuvent donc être effectuées avant la rencontre. Pour un projet, ces renseignements peuvent comprendre des considérations culturelles ou environnementales ainsi que les normes, les règlements ou les politiques de l’entreprise.

Puis, les pourparlers. C'est au cours de cette étape qu’ont lieu la majorité des interactions entre les parties, chaque intervenant ayant son style de négociation et utilisant différentes techniques pour parvenir à ses fins. De même, c’est à ce moment-là que le risque d’échouer ou de rencontrer des problèmes est le plus élevé; il se peut que les tempéraments difficiles se révèlent et les frustrations montent.

Afin de réussir les pourparlers, il est nécessaire de se concentrer sur les intérêts communs et d’énoncer les objectifs dès le départ pour éviter toute supposition. 

Il est également recommandé de connaître ses propres faiblesses, savoir quels sont les propos ou les actions susceptibles de provoquer chez soi une réaction hostile ou présomptueuse. Face à une telle situation, il est nécessaire, avant de continuer, de poser des questions afin que les interlocuteurs puissent expliquer leur point de vue, de les écouter et, enfin, de répondre de façon objective et professionnelle.

Il est plus aisé de mener des pourparlers lorsque l’on garde en tête que tous les intervenants sont présents pour résoudre des problèmes, et non en tant qu'adversaires. Cet état d’esprit ouvre la voie à de nouvelles questions, favorise l’écoute de tous et l’atteinte d’un terrain d’entente. 

Enfin, la conclusion. Si l’on considère le projet comme un cycle, cette étape est celle qui vient le clore et lier les parties dans l'obtention des résultats énoncés par le contrat.

Quels conseils relatifs à la négociation souhaiteriez-vous partager? Quelles sont les pratiques que vous adoptez?