Planifier des réunions de projet efficaces

Sur un forum portant sur la gestion de projet, quelqu’un demandait s’il était bien vu ou non d’utiliser des appareils numériques durant les réunions.

Alors que certains en rejetaient catégoriquement l’utilisation, d’autres se disaient beaucoup plus permissifs.

Personnellement, à moins d’être dérangeant, je ne trouve pas impolie l’utilisation de ce genre d’appareils durant les réunions. La question la plus importante à poser est : pourquoi les gens les utilisent-ils durant les réunions?

En tant que nouveau gestionnaire de projet, vous aurez sans doute à animer de nombreuses réunions. C’est à vous alors de rester concentré, même si les participants ne semblent pas captivés tout au long de l’entretien.

En tant que gestionnaire de projet en général, il faut prendre le temps de s’interroger sur les raisons pour convoquer une réunion.

Peut-être votre but est-il de réunir tout le monde pour avoir leur avis. Selon le nombre d’invités, ce qui risque d’arriver est que quelques personnes s’exprimeront alors que d’autres n’auront pas la chance de contribuer à la discussion. Ils trouveront inévitablement une façon plus avantageuse d’utiliser leur temps.

Peut-être pensez-vous avoir enfin trouvé le moment idéal pour réunir tous les acteurs d’un projet. En réalité, presque tout le monde a quelque chose à faire avant et après la réunion et force est d’admettre que votre réunion n’est pas leur unique préoccupation. Un espace libre sur le calendrier est rarement un moment libre dans la vie.

Le gestionnaire doit savoir répondre à plusieurs questions pour déterminer si la convocation d’une réunion est la meilleure stratégie à adopter : quel est le but de la réunion, qui sont les participants et pourquoi, et quel genre de réunion convoque-t-on. Le transfert de l’information et le besoin de rétroaction ne constituent pas des motifs valables pour une réunion.

Si la réunion est absolument nécessaire, considérez convoquer plusieurs petites réunions dans des endroits plus intimes. Vos invités seront ainsi plus à même de participer que s’ils se trouvent dans un groupe nombreux. Prenez l’habitude de convoquer des réunions debout d’une quinzaine de minutes : elles favorisent la concentration du groupe et permettent de régler les dossiers plus rapidement.

C’est se vouer à l’échec que d’espérer la participation active de la part de tout un groupe. En limitant votre nombre de participants, vous accroîtrez d’un même coup leur implication et réduirez les chances qu’ils se laissent distraire, peu importe la durée de la réunion.

Comment captez-vous l’attention de votre équipe lors des réunions? Permettez-vous l’utilisation d’appareils numériques durant celles-ci?

Vous vous intéressez au sujet de la planification ? 

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