Médias sociaux et travail d’équipe

Cet billet d’invité est d’Elizabeth Harrin, auteure de Get Started Using Social Media on Your Projects et Overcoming Imposter Syndrome.

Rappelez-vous l’internet du passé : remplis de pages web d’entreprise statiques rappelant les brochures publicitaires. Les choses ont beaucoup changé. Les sites web d’entreprises contiennent maintenant des sections où les clients peuvent donner leurs opinions, poser des questions, ou encore visionner des vidéos, participer à des concours de photos ou encore lire le blogue du PDG. L’internet actuel est un endroit beaucoup plus interactif. C’est dans cette optique que les médias sociaux et l’avènement du web 2.0 ont changé la manière de communiquer sur internet. Plus qu’un outil de recherche, on parle maintenant d’une communauté.

L’utilisation des médias sociaux derrière un pare-feu par les organisations a pour but d’amener l’entreprise vers cette communauté. Je définis les médias sociaux en contexte commercial comme étant de la « communication et de la collaboration avec un but ». Les médias sociaux trouvent leur juste place dans les équipes de marketing et de promotion de l’image (où ils sont utilisés pour rejoindre le client et pour faire de la publicité) comme dans les autres entreprises et équipes de projet qui cherchent à créer de nouvelles choses. Les anciennes façons de faire sont un peu mises à mal par le fait que toutes les personnes qui travaillent sur les projets utilisent déjà les médias sociaux pour communiquer et collaborer entre collègues ou au sein d’équipes virtuelles.

Les gestionnaires de projet se concentrent surtout à trouver des participants aux projets; il est donc crucial qu’ils sachent engager la passion des gens qui l’entourent. Une bonne communication est l’une des choses les plus difficiles à accomplir dans un projet, et chaque personne dans l’équipe est responsable du succès ou de la faillite d’un projet. L’exploitation de la force de la technologie et des médias sociaux est une des manières d’améliorer la collaboration et la communication au sein d’une équipe de projet.

Communication

Nous savons que chaque personne ne comprend nécessairement une même information de la même façon. Les médias sociaux permettent de s’adapter aux différents styles d’apprentissage de chacun. Les podcasts (fichiers audio sur demande) et les vodcasts (fichiers vidéo sur demande) sont des manières tout indiquées pour communiquer de l’information à vos actionnaires de projet ou vos clients. Les manuels de formation écrits ne sont désormais plus la seule option possible; les fichiers audio ou vidéo fournissent une solution de rechange des plus pratiques pour ceux et celles qui apprennent mieux autrement.

Ces nouveaux canaux de communication, en plus d’outils comme les microblogues, promeuvent une meilleure compréhension de votre projet.

Collaboration

Les blogues Wiki ou de projet sont faciles à créer et offrent de nouvelles avenues pour motiver votre équipe. Les Wikis facilitent la collaboration asynchrone, très utile dans le cas d’équipes internationales ou travaillant sur différents fuseaux horaires. Ils peuvent même servir de page de trucs et astuces personnalisés pour l’équipe opérationnelle une fois le projet complété. N’importe qui peut modifier une page Wiki, et chaque modification s’accompagne d’une alerte qui vous permet de réviser les ajouts de votre équipe.

La valeur des médias sociaux au travail

Les médias sociaux sont de plus en plus prévalents dans les milieux de travail, et la gestion de projet n’y fait pas exception.

En 2011, j’ai sondé plus de 180 personnes dans 32 pays pour découvrir comment elles utilisaient les médias sociaux pour communiquer ou collaborer. Voici certaines de mes trouvailles :

• L’utilisation des blogues d’entreprise a augmenté de 20 % depuis mon sondage de 2010.
• Plus de 90 % des répondants utiliseraient les médias sociaux pour rester en contact avec leurs collègues.
• Plus de 40 % de personnes affirmaient n’être pas officiellement autorisé à utiliser les médias sociaux au travail, ce qui ne les empêchait pas de le faire, comme en témoigne une hausse de 4 % depuis 2010. Je crois que les gestionnaires de TI doivent reconnaître que les employés trouvent des moyens détournés pour utiliser les médias sociaux au travail, qu’ils y soient autorisés ou non. Des logiciels téléchargés auprès de sources non officielles pourraient constituer un problème de sécurité.

Les médias sociaux ne s’appliquent pas à tous les projets ni à toutes les organisations. Toutefois, il est important de rester à jour dans les avancements technologiques, même si vous choisissez de ne pas les utiliser. Plus vous en saurez sur les technologies et outils offerts, plus vous serez apte à décider si les investissements en temps, en argent et en énergie seront bénéfiques pour votre équipe.

Elizabeth est l’auteur du blogue récompensé A Girl’s Guide to Project Management, que vous pouvez lire en ligne au www.girlsguidetopm.com. Elle est directrice du Otobos Group, une agence de conseil en communication.

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