Blogue du PMI-Montréal

Les premiers pas vers le redressement

Auteur : Bernadine Douglas, PMP

ECHOS DE LA GESTION DE PROJET : IDÉES ET OPINIONS DE GESTIONNAIRES DE PROJET

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Dans mon dernier article , j’ai discuté d’éléments contribuant à éviter des problèmes dans le cas d’un projet. Dans le présent article, je vous propose d’explorer les éléments à prendre en compte lorsque vous constatez qu’un projet en cours s’expose à des difficultés.

Permettez-moi d’aborder la question par une métaphore : Lorsque vous êtes au volant d’un véhicule et que vous voyez un feu rouge, que faites-vous? Vous savez que, lorsque vous l’approcherez, vous freinerez. Lorsque le feu repassera au vert, vous regarderez à droite et à gauche avant de poursuivre. Lorsque nos projets font face à une lumière rouge, en tant que gestionnaires de projet, nous devons aussi nous arrêter et évaluer notre environnement.  

Lorsque vous étudiez le projet dans son ensemble, examinez vos données d’entrée, les divers facteurs et évaluez le « bon sens » global de votre projet. Examinez votre registre des risques ou votre registre des problèmes. Est-ce que l’état des risques ou des problèmes dévoilent un élément négligé à aborder ou un besoin à combler dans l’immédiat? Par exemple, l’échéancier de l’application des correctifs de sécurité peut concorder avec celui de la phase d’essai. Il s’agit là d’un élément qui peut aisément nous échapper, pouvant paralyser l’essai, et ce, sans que l’équipe connaisse la source du conflit. Un examen du registre des risques ou du registre des problèmes aurait pourtant permis de fait ressortir ces événements.  

Votre plan budgétaire est aussi une source à examiner. Est-ce que des circonstances imprévues, telles que le besoin de fabriquer des prototypes supplémentaires, se sont produites? Est-ce que l’acquisition de ressources demande un délai supplémentaire? Est-ce que le matériel devient désuet ou requiert-il des réparations? Des dépenses de ce type vous indiquent de ralentir et de réévaluer votre budget. Soyez conscients que, en fin de compte, il se peut que vous ayez à obtenir une nouvelle approbation du budget.

Tenez compte des relations-clients aussi. Vos clients deviennent-ils insatisfaits et impatients, peu importe si vous réalisez bien les livrables du projet et si vous respectez les jalons? Le cas échéant, il se peut que vous ayez à dissiper leurs craintes ou même parvenir à un compromis sur un aspect quelconque de votre projet. Cela peut signifier de reconfirmer un budget prévisionnel, ou un geste aussi simple que d’appeler le client pour lui livrer un rapport de la situation de façon impromptue.

Un dernier conseil : Portez attention aux leçons apprises. Il est très probable qu’un ancien gestionnaire de projet ait donné un aperçu de points sensibles précis pour des projets problématiques semblables. Les leçons apprises vous offriront des indications utiles sur lesquelles même le gestionnaire de projet avec la plus importante expérience technique peut compter. Elles contribueront à la prise de décisions dans des situations de zone grise : lorsqu’il était difficile d’obtenir l’approbation de la direction pour une augmentation budgétaire requise; comment une question a été abordée lors du refus d’une demande de changement soumise par un client; ou comment obtenir l’appui d’autrui dans un contexte de conflit dans l’équipe.

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