Blogue du PMI-Montréal

Découvrez les 2 idées incontournables pour survivre aux réunions cet été

Auteur : Emanuelle Jacques-Genest

On ne peut pas dire que les réunions soient toujours palpitantes et que le brainstorming soit toujours l’incubateur d’idées innovantes et stimulantes. Ne nous leurrons pas … encore moins quand il fait 30 degrés dehors et que le soleil domine l’horizon !

 

Voici deux concepts de réunion à essayer cet été:

La priorisation !

Mise en contexte : Vous avez un lot d’idée ou de projet que vous devez prioriser, mais vous voulez que votre équipe se mobilise et s’approprie le résultat de cette priorisation.

Matériel nécessaire :

1) Un graphique comme celui-ci avec un axe vertical représentant un critère de sélection et un axe horizontal représentant un deuxième critère de sélection.

2) Deux lots de cartons numérotés de couleur différente

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Déroulement :

  • Affichez ce graphique en grand format dans votre salle de réunion. Ensuite, distribuez deux lots de carton à chaque membre de l’équipe. Tout le monde est maintenant prêt pour commencer le processus.
  • Deux critères de sélection et/ou de priorisation sont choisis en équipe au début de la réunion. Ensuite, les projets ou les idées en question sont brièvement expliqués et définis.
  • Maintenant que tous les participants sont sur la même longueur d’onde, il suffit seulement de prendre un projet à la fois et quand tout le monde est prêt, voter simultanément pour le critère 1 et le critère 2. Prenez la moyenne du groupe par critère et placé le projet dans le bon quadrilatère.

Vous devinerez que les projets qui se trouvent en haut à droite sont clairement ceux que prioriserait votre équipe. Dans l’exemple qui suit, les projets 1 et 2 devraient être priorisés. Bien entendu, cet exercice a pour but d’animer une discussion. Il est donc encouragé de discuter du résultat de l’exercice afin de voir si l’exercice représente l’idée générale des membres de votre équipe.

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J’aime, je n’aime pas, j’adore !

Mise en contexte : Vous rencontrez un problème d’ordre général sans savoir comment améliorer la situation. Par exemple : peu de gens partager ou aime vos publications sur les réseaux sociaux ou les membres de votre équipe ne lisent pas vos rapports d’avancement.

Matériel nécessaire :

1) Plusieurs cartons «j’aime», plusieurs cartons «je n’aime pas» et plusieurs cartons «j’adore».

2) Une grande table

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Déroulement : Prenons l’exemple de l’équipe qui ne lit pas les rapports d’avancement

  • Chaque participant reçoit trois cartons «j’aime», trois cartons «je n’aime pas» et un carton «j’adore».
  • La problématique générale est expliquée à tous.
  • Ensuite, individuellement, chaque participant prend quelques minutes pour écrire sur
  • les cartons «j’aime» ce qui fait qu’ils sont portés à lire un document : n’importe quel document pas nécessaire votre rapport d’avancement. Pensez large !
  • les cartons «je n’aime pas», ce qui fait qu’ils sont portés à ignorer un document.
  • les cartons «j’adore» LA raison suprême qui font que le document devant eux attire toute leur attention.
  • Une fois que chaque membre de l’équipe a fini, tous les participants se rassemblent debout autour de la table et aléatoirement les participants commencent à présenter leurs cartons «j’aime» en les déposants sur la table. Une fois qu’un participant à présenter son premier «j’aime», tous les participants ayant le même «j’aime», dépose leur carton avec le carton du premier participant.
  • Par la suite, vous refaite l’exercice avec les «je n’aime pas» et les «j’adore».

Vous vous retrouverez donc avec plusieurs paquets de «j’aime», de «je n’aime pas» et de «j’adore» qui vous illustreront précisément ce que votre équipe aime de vos rapports d’avancement ainsi que ce dont vous pourriez changer afin d’augmenter le taux de lecture de ces documents. Vous pourrez même appliquer ces conclusions à d’autres types de documents.

Au PMI-Montréal, nous avons fait cet exercice pour comprendre ce qui faisait que nos membres partageaient et/ou aimait une publication de notre SymposiumGP sur les réseaux sociaux. Ce fut très enrichissant !

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Conclusion

Pour animer une réunion originale et survivre aux réunions cet été, il suffit de sortir un peu de la boîte, de cette fameuse réunion avec ordre du jour et compte-rendu. Amusez-vous, explorez, levez-vous et permettez-vous d’être réellement innovant ! Donnez en nous des nouvelles. 😉

 

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