De l’importance de se fixer des objectifs réalistes – et comment procéder

Un des défis les plus souvent exprimés par les gestionnaires de projet est que leur organisation a des objectifs irréalisables. Le défi est de taille, en effet, parce que de tels objectifs peuvent non seulement mener à l’échec d’un projet, mais aussi à la baisse du moral et à une hausse du sentiment d’insécurité.

Il est primordial de prendre le temps de travailler de concert avec vos bureaux de gestion du projet (BGP) et vos parrains afin de développer des échéanciers réalistes et des buts atteignables à court et à long terme. Pourquoi? Pour aider à maintenir un niveau de motivation élevé à chaque pas du projet. De plus, ces stratégies vous permettront de mieux communiquer vos progrès à vos parrains, en plus de vous permettre de fixer des attentes claires et raisonnables dès le début du projet. Voici trois astuces pour mieux définir des objectifs qui motiveront vos équipes, vos parrains et l’ensemble des acteurs concernés :

1. La clarté avant tout. Afin de définir des buts adéquats pour votre équipe, assurez-vous qu’ils concordent avec les objectifs du projet. Trop souvent, un projet s’égare à cause d’objectifs flous ou déconnectés des objectifs d'affaires de votre organisation. Évitez les problèmes en clarifiant dès le départ les objectifs du projet. Par exemple, convoquez une réunion avec votre parrain ou les membres du comité exécutif pour parler des objectifs, de la manière dont ils seront évalués ainsi que du rôle et des responsabilités du parrain. Ce faisant, vous vous assurez de pouvoir travailler avec votre équipe à fixer des objectifs qui s’apparentent aux attentes de votre parrain.
2. Pensez votre projet à court et à long terme. On croit souvent à tort que le résultat final est le seul but à atteindre. Penser ainsi pourrait décourager votre équipe et en miner le moral. En effet, parce qu’un projet peut prendre des années avant d’arriver à terme, chaque étape primordiale franchie ne peut s’accompagner d’un sentiment d’accomplissement. Voilà pourquoi il est important d’avoir également des objectifs à court terme. Ces derniers agiront de deux façons : d’abord, ils motivent les membres de l’équipe en leur donnant un sentiment d’accomplissement occasionnel qui à son tour agit comme moteur à l’avancement du projet. Ensuite, ils permettent d’ajuster le tir et les échéanciers beaucoup plus facilement si un projet dévie de ses objectifs premiers.
3. Communiquez. La bonne gestion d’un projet dépend toujours de la communication. Définir des objectifs pour votre équipe ne suffit pas : il faut aussi maintenir une bonne communication. Une stratégie de communication efficace vise à exprimer clairement les liens qui unissent les objectifs à court et à long terme et comment ceux-ci s’accordent à ceux lancés par l’organisation. Ainsi, vous serez toujours maître des attentes.

Bien qu’il lui soit impossible de contrôler chaque variable d’un projet, le gestionnaire de projet peut améliorer grandement les performances et les attentes de son équipe en établissant des buts clairs et réalisables.

Quels ont été vos trucs pour fixer des objectifs adéquats lors d’un récent projet?

Pour en savoir plus sur les BGP et leur impact sur l’implémentation de stratégies, lisez le rapport PMI's Strategic Initiative Management : The PMO Imperative.