À quoi ressemble le bénévolat avec Bénévoles d'affaires ?

La Maison d’Haïti

La Maison d’Haïti est un point de référence à l’échelle de Montréal, particulièrement dans le quartier Saint-Michel. Depuis 45 ans, elle œuvre à l’éducation et à l’intégration des personnes et familles immigrantes, ainsi qu’à la création de liens étroits avec la société d’accueil. Annuellement, 7000 personnes d'une vingtaine de pays bénéficient de sa vaste offre de services: services aux nouveaux arrivants, programmes en éducation, alphabétisation, francisation, programmes pour les femmes et les parents, intervention jeunesse, formation et insertion socioprofessionnelle. Son mode d’intervention et le succès de ce dernier en font un élément important de la société québécoise en assurant une intégration intelligente, dynamique et positive des nouveaux arrivants et des moins bien nantis.

Depuis 2010, l’organisme voyait les besoins de la communauté grandir et l’espace au sein de son local diminuer. En 2015, grâce à un partenariat avec la Ville de Montréal, la Société de Développement Angus et la Caisse d’économie solidaire Desjardins, la Maison d’Haïti a lancé un projet de redéploiement dans un nouvel immeuble. À cet effet, elle a recruté chez Bénévoles d’affaires Mme Christine Senécal, une bénévole spécialiste en organisation d’événements, afin de préparer le lancement officiel de sa campagne de financement.

Mandat bénévole

Mme Christine Senécal a effectué son mandat sous la supervision de Mme Émilie Pacciarella, agente de développement au sein de l’organisation, de juin à novembre 2015. Elle s’est chargée principalement de l’organisation de la première pelletée de terre dans le but de faire connaître la mission de l’organisme à la communauté et d’en retirer du financement. D’importantes sommes devaient être amassées afin de permettre à l’organisme d’assumer les coûts du loyer entre 2015 et 2018, qui représentaient 1,5 millions $.

La Campagne un toit pour toi & moi a donc été lancée, afin d’organiser divers événements (spectacles) et d’y inviter les donateurs privés. Le mandat était court, mais demandant : Mme Senécal a initié Mme Pacciarella à la gestion de projet avec des rencontres de deux heures par semaine. Le tout a permis d’établir la documentation nécessaire, dont une charte de projet, afin de poursuivre le mandat.  La bénévole a aussi travaillé à la rédaction de fiches par projet (personnes impliquées, dates, ressources, etc.) et d’un cadre logique, dans le but de démarrer le projet principal, soit la première pelletée de terre.

Par la suite, le processus opérationnel a été lancé avec le logiciel Project Libre, qui a été présenté et approuvé. Toutes les tâches ont été rédigées et la structure de découpage de projet par lots de travaux a été faite avec l’agente de développement. Une matrice de responsabilités a aussi été établie afin de permettre de définir les responsabilités de chaque partie (par exemple, dans le cadre de partenariats avec les gens du milieu du spectacle).

Le cadre logique est l’outil le plus utilisé qui a été proposé par Mme Senécal, ainsi que l’échéancier et le logiciel Projet Libre. Ces trois outils l’ont énormément aidée avec toutes les tâches à effectuer pour tous les gros événements (première pelletée de terre, évènement-bénéfice, etc.). Cela a permis une meilleure gestion du temps.

Ce qu’en conclut la bénévole?

La gestion de projets était relativement nouvelle pour l’organisme. Le défi était donc de trouver des outils qui correspondent aux besoins d’un petit organisme. Mme Senécal, qui a travaillé pour de grandes entreprises, s’inquiétait de proposer des outils trop lourds d’implantation, surtout avec le roulement important de bénévoles au sein de l’organisme.

Elle en a retiré une meilleure connaissance des organismes à but non lucratif et une initiation au monde municipal et gouvernemental (avec la participation, entre autres, à de nombreuses conférences de presse). Il y avait autant un aspect local et un aspect politique à l’implication bénévole. Elle en a conclu avoir beaucoup aimé son expérience, a trouvé l’organisme très accueillant et était heureuse de voir le projet aboutir.

Ce qu’en conclut l’organisme?

Selon Mme Pacciarella, le mandat s’est très bien déroulé. La bénévole les a aidés à avoir une structure pour tous leurs projets. L’organisme détient une petite équipe pour gérer toutes les activités, ce qui nécessitait une meilleure organisation.

Le tout a demandé un ajustement pour prendre le temps afin de comprendre et de planifier; c’était un défi, mais ce fut bénéfique. L’organisme connaissait déjà un peu la gestion de projet puisque l’agente de développement avait suivi une formation sur l’ABC de la gestion de projet.  Cependant l’implication de Mme Senécal a renforcé l’importance de planifier et permet maintenant à l’organisation de choisir des projets plus rentables.

La directrice générale, Mme Marjorie Villefranche, ainsi que Mme Pacciarella ont affirmé que le travail de la bénévole avait été très utile au niveau de la façon de penser de l’organisme et qu’il leur a permis d’acquérir les outils nécessaires pour poursuivre leurs activités. La première pelletée a d’ailleurs été un succès et le déménagement a bien eu lieu en juillet 2016. Le tout signait un renouveau dans la communauté (revitalisation du quartier) et pour la Maison d’Haïti.