10 conseils pour la gestion durable du changement

D’après mon expérience, les gestionnaires de projet se doivent intégrer dans leurs plans de gestion de projet les principes de gestion du changement afin de diminuer le risque d’échec d’une initiative. Dans mes articles récents, j’ai présenté les points suivants :

• Les gestionnaires de projet peuvent devenir des agents du changement;
• La gestion du changement peut favoriser l’atteinte des objectifs commerciaux de leur organisation;
• L’exploitation du changement externe peut procurer un avantage concurrentiel à leur organisation tout en permettant le développement de nouvelles capacités organisationnelles.

Dans cet article, je vais présenter comment les gestionnaires de projet peuvent saisir des opportunités pour but de bénéficier à long terme une organisation en indiquant où les principes de changement s’intègrent à la gestion de projet. Le fait est que les groupes de processus de gestion de projet constituent les éléments clés pour une gestion du changement réussie. Nous pouvons intégrer et assurer la continuité du changement en nous appuyant sur les processus de gestion de projet et les activités du cycle de vie d’un projet. Voici 10 façons de remédier au changement de part votre plan de gestion de projet :

1. Déterminer les besoins pendant la phase d’initiation afin de définir un plan de gestion de changement au sein de la charte de projet.
2. Concevoir un plan qui intègre les activités de travail et stimule le rendement à l’aide d’une approche précise, comme les 8 étapes du modèle de changement de John Kotter.
3. Impliquer les parties prenantes rapidement pour recueillir leurs attentes et obtenir leur engagement.
4. Incorporer lors de la phase de planification les besoins en matière du changement aux de risque, de portée, de budget, de communication et de ressources humaines.
5. Repérer les catalyseurs du changement, rôle fondamental au sein de l’équipe du projet ou engager des experts techniques pour mobiliser et encadrer les employés et les leaders à stimuler le changement.
6. Exécuter un plan de communication intégrée et de gestion du changement qui évalue le niveau de tolérance au changement; communiquer ces nouvelles attentes et façons de travailler afin mieux s’adapter aux nouveaux comportements.
7. Obtenir des gains rapides pour exposer de nouvelles méthodes de travail à titre d’exemples de résultats des changements. Je crée une liste de gains rapides en recueillant des idées à partir d’entrevues de parties prenantes et d’une étude des mesures de rendement. Cette démarche permet à l’équipe de créer une conjoncture favorable et d’acquérir de la crédibilité concernant les nouveaux programmes de travail.
8. Recueillir des observations pendant votre phase de suivi pour modifier des programmes et ainsi continuer à promouvoir les résultats des changements souhaités. Cette démarche vous permet de distinguer les techniques efficaces des techniques à abandonner ou à peaufiner afin d’appuyer l’adoption de nouveaux comportements.
9. Assurer la continuité du changement en mettant sur pied un plan de transition pour les activités destinées aux équipes formées. Évaluer la durabilité à des périodes prédéfinies, en commençant par des évaluations trimestrielles, pour la pérennité de la gouvernance.
10. Fêter le succès de l’équipe quant à la mise en place du changement interne sur lequel repose l’avenir de l’organisation. Ces récompenses doivent servir à reconnaître les personnes et les équipes qui ont adopté les nouveaux comportements, et ainsi contribuer à la création de modèles de comportement brillants qui servent d’exemples ou inspirent leurs collègues durant la phase d’adoption.

À titre de consultant en gestion de projet, cette liste de conseils m’a été utile pour passer de la planification stratégique à la mise en place tactique et aux activités durables. Par exemple, mes services ont été retenus une fois par une organisation ayant fait appel à un nouveau fournisseur de services de gestion afin d’améliorer ses prestations et de réduire le coût des opérations TI. Malgré son nouveau fournisseur, les mesures pour les services de livraison de l’organisation demeuraient insatisfaisantes et montraient la non-atteinte des cibles de RCI de l’étude économique. 

J’ai été engagé pour examiner les processus d’affaire qui nuisaient à la prestation des services TI et pour préparer un plan d’amélioration afin de rétablir la prestation de service de l’organisation et veiller à l’atteinte des attentes en la matière. Tout d’abord, j’ai mené une première analyse de la chaîne de valeur et effectué des études auprès des parties prenantes pour recenser les besoins. En me fondant sur mon évaluation des meilleures pratiques et des activités nuisibles à la prestation de service, j’ai dressé un premier plan d’amélioration de la gestion. Ce plan reposait sur la réingénierie des processus, le redéploiement des ressources et la réorganisation de la gouvernance.

Lors de la planification de l’installation, j’ai suivi chaque étape ci-dessus pour mener à bien le changement, en impliquant les parties prenantes et le personnel tout en m’assurant que l’organisation pourrait maintenir les nouvelles méthodes de travail après mon départ.

Laquelle de ces étapes trouvez-vous la plus précieuse pour inciter un changement durable?

Pour de plus amples renseignements sur la gestion du changement, procurez-vous le manuel de PMI : « Managing Change in Organizations: A Practice Guide » [La gestion du changement au sein des organisations : un guide pratique].

Pour des renseignements quant à la redistribution, legal@pmimontreal.org