10 astuces pour une gestion du changement durable

Dans mes articles précédents, j’abordais :

• Le rôle des gestionnaires de projet comme agents de changement.
• Le fait que la gestion du changement peut encourager les objectifs d’affaires d’une entreprise.
• L’avantage d’utiliser les changements externes pour rendre l’entreprise plus compétitive, tout en développant de nouvelles capacités organisationnelles.

Dans cet article, je traiterai des domaines où gestion de projet et gestion du changement se chevauchent, donnant ainsi l’occasion aux gestionnaires de projet d’avoir un impact durable sur leur entreprise. En effet, la clé d’une gestion du changement réussie réside dans le procédé de groupes utilisé en gestion de projet. En tirant profit des procédés et des activités de gestion tout au long de la durée de vie d’un projet, il est possible d’y intégrer des changements durables. Voici dix façons d’aborder le changement dans votre plan de gestion de projet :

1. Déterminez les besoins dès la phase d’ouverture afin d’introduire le plan de gestion du changement à même la charte de projet.
2. Élaborez un plan qui intègre les activités professionnelles et qui encourage la performance de l’équipe en utilisant une approche spécifique, comme le modèle en huit étapes de John Kotter.
3. Impliquez les parties prenantes dès le départ, afin de déterminer leurs attentes et d’obtenir leur soutien.
4. Tenez compte du changement durant la planification des risques, du budget, des communications, des ressources humaines et de l’envergure du projet.
5. Identifiez des leaders de changement au sein de l’équipe de projet, ou engagez des experts en la matière pour superviser le personnel et les cadres et motiver le changement.
6. Exécutez un plan de changement et de communication intégrée qui favorise une culture de changement, et communiquez vos nouvelles attentes et façons de faire à l’avance de manière à ce que l’équipe s’y habitue rapidement.
7. Faites des nouvelles façons des exemples à suivre en soulignant les petites victoires de chacun. J’ai créé une liste rapide de victoires grâce à la rétroaction des parties prenantes et à l’examen des mesures de performance. Cela a permis à l’équipe de se sentir compétente, tout en crédibilisant les nouvelles approches de travail.
8. Obtenez de la rétroaction durant la phase de supervision pour modifier vos approches et ainsi continuer à intégrer les changements désirés. Cela vous permettra d’évaluer les techniques qui fonctionnent le mieux et celles qui doivent être changées ou délaissées dans l’adoption des changements.
9. Soutenez les changements en concevant un plan de transition des activités qui implique les équipes spécialisées. Assurez-vous de faire une évaluation de la durabilité des changements à des périodes prédéfinies, par exemple sous forme de bulletins trimestriels, afin de poursuivre la gestion des changements.
10. Célébrez les accomplissements de votre équipe en matière de changements internes qui auront un impact à long terme sur l’organisation. Ces célébrations devraient féliciter chaque personne et chaque équipe ayant adopté les nouvelles pratiques. Ces personnes deviendront des exemples à suivre pour tous les autres employés.

En tant que conseiller en gestion, j’ai utilisé cette liste d’astuces pour m’aider à passer de la planification stratégique à des opérations durables, en passant par la mise en œuvre tactique des changements. Par exemple, j’ai déjà fait affaire avec un client qui cherchait à déployer un nouveau fournisseur de services de gestion afin d’améliorer l’efficacité et les coûts de ses opérations de TI. Malgré l’introduction de ce nouveau fournisseur, l’efficacité des TI n’augmentait pas, ce qui aurait pu faire rater l’occasion d’engendrer des RCI pour l’entreprise.

J’ai donc été embauché pour évaluer quels procédés d’entreprises minaient l’efficacité des TI, et pour développer un plan d’améliorations qui rétablirait la situation et répondrait aux attentes de l’entreprise. J’ai commencé par faire une étude de la chaîne de valeur ainsi qu’une évaluation des besoins de parties prenantes. Sur la base de mon évaluation des pratiques exemplaires et des activités nuisant à l’efficacité des TI, j’ai développé un plan initial de gestion des améliorations. Ce plan reposait sur la réingénierie des processus d’affaires, le redéploiement des ressources et la réorganisation de la gouvernance.

Lors de la planification, j’ai utilisé chacune des étapes mentionnées plus haut pour m’assurer d’être maître de la situation et de motiver les parties prenantes et le personnel, tout en faisant en sorte que l’entreprise puisse nourrir ces nouvelles façons de travailler bien après la fin de mon contrat.

Laquelle des étapes ci-dessus vous semble la plus utile pour un changement durable?

Pour en savoir plus sur la gestion du changement, procurez-vous le livre Managing Change in Organizations: A Practice Guide de PMI.