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Le programme de mentorat du PMI Montréal – Le vrai travail d’équipe, garantie du succès.
Le programme de mentorat offert par le PMI Montréal est le résultat d’un travail d’équipe exceptionnel débuté en 2002. Il répond à une des lignes directrices du plan stratégique 2003-05 du Chapitre de Montréal qui vise l’augmentation des services offerts à nos membres et aux entreprises de la région de Montréal. Ces efforts se poursuivent, entérinés au plan stratégique 2006-2008.
Le programme de mentorat du PMI Montréal est passé du stade de projet pilote au stade opérationnel grâce à l’enthousiasme et à la collaboration des nos membres qui ont participé depuis le début à la mise en place du programme et qui continuent de participer aujourd’hui en tant que modérateurs, parrains et parrainés.
Les facteurs de succès
Le premier facteur clé de succès a été la gestion des risques.
Pour minimiser les risques, nous avons décidé d’opter pour une stratégie d’implantation en trois phases : étude de faisabilité, projet pilote et mise en opération.
L’étude de faisabilité visait 3 objectifs :
- recenser les informations disponibles sur les programmes de mentorat disponibles dans la zone du Montréal et, au sein du PMI, dans le monde
- recommander un plan pour la mise en place d’un programme de mentorat offert par le PMI Montréal
- évaluer le budget nécessaire pour un projet pilote de 9 mois capable de valider le plan proposé par l’étude de faisabilité.
L’étude a été faite en 2002 et les conclusions ont été soumises et présentées au Conseil d’Administration du PMI Montréal en octobre 2002. Suite à l’analyse faite, le CA du PMI Montréal a approuvé en unanimité le budget et le lancement du projet pilote.
Le deuxième facteur clé de succès a été la gestion des attentes.
Un message clair décrivant les objectifs du projet pilote a été distribué à tous nos membres. Nous avons demandé la collaboration de ceux qui voulait participer en tant que parrains ou parrainés à une première cohorte dans le cadre du projet pilote. Une attention particulière a été portée à la façon de communiquer les avantages des participants et les attentes des organisateurs. Huit dyades ont été choisies pour participer au projet pilote qui a commencé en mars 2003 et qui a fini 9 mois plus tard.
Le troisième facteur clé de succès a été l’écoute.
Depuis nos débuts, notre stratégie a été de réutiliser l’expérience existante dans le domaine et le feed-back de nos membres afin d’améliorer continuellement le programme. Le projet pilote a eu comme principal objectif la validation des processus et des outils du programme en utilisant les commentaires et les suggestions de participants. Encore aujourd’hui, les approches gagnantes sont régulièrement identifiées et partagées afin d’améliorer le programme de façon continue et créative.
Le quatrième facteur de succès est le pairage des participants.
En effet, la chimie entre les candidats permet une meilleure qualité d’échange et un enrichissement plus important et plus rapide des participants. Elle garantie non seulement l’apprentissage des parrains(marraines) et des parrainé(e)s mais aussi le plaisir d’apprendre et de partager des expériences provenant de contextes parfois très différents.
Le cinquième facteur de succès est l’éthique de gestion de projet.
Le Programme de Mentorat prône les valeurs qui sont celles de la gestion de projets : intégrité, respect, leadership et écoute. Ce sont ces valeurs qui permettent un échange et une évolution des deux personnes engagées. Elles soutiennent aussi l’envie de se développer professionnellement.
Qui ?
Le programme est réservé à nos membres car il n’y pas de frais supplémentaires à part les coûts d’adhésion initiale au PMI-Montréal. Les gestionnaires de projet les plus expérimentés qui ont le sens de l’écoute et de la communication sont choisis pour guider et conseiller des personnes souhaitant évoluer, apprendre, développer leur expertise et leur savoir-faire en gestion de projet. La relation de mentorat est temporelle et entre deux personnes : un(e) parrain (marraine) et un(e) parrainé(e) sont pairé(e)s durant une prériode de temps pré-déterminée.
Comment?
Les membres du PMI Montréal intéressées peuvent soumettre leur candidature à l’aide d’un formulaire en-ligne sur notre site Web. Les informations fournies à l’inscription sont ensuite utilisées par le comité de sélection du programme de mentorat pour faire le tri et le pairage des participants. La sélection des participants est faite en fonction de l’ordre d’inscription, de la demande et de la capacité disponible. Le pairage est fait en fonction des préférences exprimées par les candidats dans les formulaires d’inscription.
Chaque nouvelle cohorte débute par une rencontre de démarrage avec l’ensemble des participants. Dès la première rencontre, les participants reçoivent un manuel qui décrit les objectifs et les politiques du programme, les rôles et responsabilités de chaque participant, les outils qui aident à définir, faire grandir et terminer la relation, ainsi que les procédures du programme (rencontres, appels, couriels, contacts entre parrain et parrainé, etc.)
Tout au long du programme, le PMI-Montréal assure l’encadrement des participants à l’aide de suivis mensuels et des documents de référence sur des thèmes appropriés à l’évolution de la relation mentorale. De plus, des rencontres trimestrielles sont organisées avec l’ensemble des dyades d’une cohorte afin qu’ils puissent échanger sur leurs expériences et proposer des améliorations au programme.
En bref…
En conclusion, le programme permet à un(e) mentor de donner un sens nouveau à son vécu de gestionnaire et à un(e) parrainé(e), d’accélérer sa courbe d’apprentissage, de trouver des solutions à certains problèmes, d’être exposé à de nouvelles questions et à d’autres façons de faire et de s’ouvrir à de nouvelles perspectives.
Le programme de mentorat offert par le PMI Montréal supporte pleinement notre mission de contribuer à la progression de la profession de gestionnaire de projet par une approche qui favorise la pensée créative et le partage d’idées et d’expérience. Grâce à cette approche, le PMI-Montréal fut nommé « Chapitre de l’année – Catégorie 3 » du PMI en 2004. Pour de plus amples informations, visitez notre site Web au http://www.pmimontreal.org/pmi/site/mentorat.jsp.
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